CÓMO HACER UN PRESUPUESTO GANADOR PARA TU EMPRESA

Para muchos de nosotros diseñar un presupuesto para nuestra empresa supone una labor muy complicada. Antes de recurrir a un especialista -que quizás sea lo más prudente y que tal vez no cuenta con los recursos- conozca los pasos para elaborar un presupuesto ganador.

¿Qué le parece echarle un vistazo a este artículo?

La distribución coherente del dinero de la empresa para cubrir sus necesidades de operación empieza antes de emitirse la primera orden de pago. Esta distribución, se inicia, básicamente, con el diseño del presupuesto de la empresa. Un presupuesto comercial no es otra cosa que una descripción general de las finanzas de una empresa en un determinado periodo de tiempo. Un presupuesto debe ser coherente, realizable, auditable y alineado con los objetivos de la empresa. ¿Sabe usted la importancia de elaborar un buen presupuesto para el futuro de su negocio?

La importancia de un bueno presupuesto

Al diseñar la ruta financiera se despliega una realidad sobre los recursos necesarios para cubrir los gastos corrientes de su empresa. Entonces, podrá conocer cuánto requiere para la adquisición de materia prima, por ejemplo. O cuánto para el pago del personal y cuánto para los costos de administración y ventas, entre otros egresos. El total de estos costos le indican cuál es nivel de ventas para que sus ingresos cubran esas necesidades. Y, cual bola de cristal, sabrá, a priori, la rentabilidad o ganancia a obtener.

Igualmente, un presupuesto le ayudará a:

• Tomar las decisiones financieras acertadas.
• El presupuesto es una hoja de ruta financiera que permite evaluar la situación en un momento dado de las finanzas y facilita la toma de decisiones
• Puede identificar dónde recortar gastos o redistribuirlos a fin de alcanzar las metas trazadas,
• Si entre sus planes está la consecución de algún financiamiento, seguramente los inversionistas le pedirán un presupuesto detallado que describa claramente sus ingresos y egresos.

Ahora bien, ¿cuándo cree que deberá diseñar el presupuesto para su empresa?

Lapsos de tiempo

Está legalmente establecido que el pago de impuestos se hace sobre la base de lo ejercido y ejecutado en el año fiscal inmediato anterior de su empresa. Por lo general este año fiscal empieza el primero de Enero y finaliza el treinta y uno de Diciembre de cada año. Al finalizar este periodo fiscal, la empresa presenta su declaración de impuestos. Que nos es otra cosas que el informe de su estado de resultados y, si tuvo utilidades, pagará lo correspondiente. Así, el diseño del presupuesto de una empresa contempla ese lapso del año fiscal. Digamos que esta es la práctica más común.

Sin embargo, bien pudiera establecer periodos más cortos o periodos determinados por objetivos específicos. Lo importante al diseñar es crear fechas de inicio y de cierre del presupuesto. Si opta por periodos cortos, tendrá la oportunidad de ejecutar análisis situacionales más específicos. Es decir, podrá conocer cómo se ejecuta el presupuesto diseñado y si es necesario o no hacerle ajustes. Debido a que su presupuesto jugará un papel determinante en la toma de decisiones financieras de su empresa, es clave diseñarlo cuidadosamente.

Cuáles áreas son claves y cuáles son inmanentes  

Un presupuesto bien diseñado ayuda a identificar las áreas dónde disminuir sus gastos o aumentar sus ingresos. Por otro lado si planea solicitar un financiamiento, un presupuesto detallado le será de gran ayuda pues los inversionista solicitarán analizarlo como una de la variables de la toma de decisión.

Todo buen presupuesto debe incluir estos componentes:

Ingresos estimados

Es la cantidad que se espera ganar por la venta de bienes o servicios. Esta es la primera línea de su presupuesto. Puede basarse en las cifras del año anterior o, en caso de nuevas empresas o en Startup, mire los promedios de la industria en la que se inscribe su actividad económica. En el caso de Latinoamérica estos datos son difíciles, por no decir que imposible, de obtener. Sin embargo, realice una investigación en empresas similares a la suya. Le será de gran ayuda.

Costos fijos

Son todos los costos regulares y constantes que no cambian, como alquiler, seguros, servicios públicos, tarifas bancarias, servicios legales y contables y arrendamiento de equipos.

Costos variables

Estos cambian según la producción o el volumen de ventas, y están estrechamente relacionados con los “costos de los bienes vendidos”, es decir, todo lo relacionado con la producción o compra del producto que vende su empresa.

Puede incluir materias primas, inventario, costos de producción, empaque o costos de envío. Así mismo pueden considerarse como costos variables, comisiones de ventas, tarifas de tarjetas de crédito, viajes y viáticos.

Costos únicos o Inversión inicial

Los costos únicos o inversión son los costos iniciales, como el traslado de oficinas, equipos, muebles y software, así como otros costos relacionados con el lanzamiento y la investigación inicial de su empresa.

Un presupuesto en marcha

Veamos el siguiente ejemplo de un presupuesto para un periodo de seis meses de una empresa nueva:

Empresa: La Gran Dinámica, C. A. Presupuesto
CONCEPTO	Mes 1	Mes 2	Mes 3	Mes 4	Mes 5	Mes 6
1. COSTO INICIAL	13.300
Depósito alquiler de local	300
Maquinaria y equipo	5.000
Software	4.000
Instalaciones	3.000
Otros gasto de puesta en marcha	1.000
2. COSTO FIJOS	1.060	1.060	1.065	1.065	1.065	1.060
Mano de obra directa	900	900	900	900	900	900
Servicios públicos	80	80	85	85	85	80
Patentes	30	30	30	30	30	30
Otros gastos fijos	50	50	50	50	50	50
3. COSTOS VARIABLES	3.390	3.190	2.380	2.616	2.679	2.784
Mano de obra indirecta	400	400	500	550	605	605
Insumos	30	30	40	44	44	44
Servicios relacionados	200	200	250	275	275	275
Asesorías	1.000	1.000	0	0	0	0
Outsourcing	1.500	1.500	1500	1.650	1.650	1.650
Otros gasto variables	50	50	70	77	85	85
Repuestos para mantenimiento						100
Seguros	200
Otros gastos de operación	10	10	20	20	20	25
4. GASTOS DE ADMIN. Y VENTAS	1.040	1.045	1.195	1.383	1.195	1.045
Remuneraciones	400	400	400	400	400	400
Marketing	600	600	750	938	750	600
Contabilidad	20	20	20	20	20	20
Otros gastos de admin. y ventas	20	25	25	25	25	25
4. GASTOS FINANCIEROS	0	0	908	908	908	908
Interés + capital préstamo largo plazo			908	908	908	908
COSTO TOTAL	18.790	5.295	5.548	5.972	5.847	5.797
5. INGRESOS	7.000	8.000	9.000	9.000	10.500	11.000
Ventas	7.000	7.000	8.000	9.000	9.000	9.500
Asesorías		1.000	1.000		1.500	1.500
6. RESULTADOS ESPERADOS	-11.790	2.705	3.452	3.028	4.653	5.203

¿Le parece detallar cada punto para comprenderlo mejor?

Veamos:

1. COSTO INICIAL	13.300	Este es el total necesario para la puesta en marcha de la nueva empresa. Si su empresa está funcionando este ítem no es necesario. Sin embargo, si adquieres un financiamiento o un préstamo, significará una inversión en algo y deberá reflejarse bajo otro concepto.
Depósito alquiler de local	300	Los conceptos y los montos aquí reflejados son solo ejemplos de lo que pudiera significar la puesta en marcha de la empresa. Pudieran ser otros
Maquinaria y equipo	5.000
Software	4.000
Instalaciones	3.000
Otros gasto de puesta en marcha	1.000

2. COSTO FIJOS	1.060	Introduzca los montos de aquellos gastos que debe cubrir, se venda o no.
Mano de obra directa	900	Es aquel personal que ejecuta las labores de producción o de servicio directamente.
Servicios públicos	80	Electricidad, gas, aseo, agua, condominio, etc.
Patentes	30	Impuestos municipales, locales o regionales, derechos, entre otros.
Otros gastos fijos	50

3. COSTOS VARIABLES	3.390	Son todos aquellos costos que varían, no son constantes y pudieran darse o no.
Mano de obra indirecta	400	Es aquel personal que no labora directamente en la obtención de los productos o servicios. Por ejemplo el personal de limpieza o de seguridad.
Insumos	30	Son todos aquellos insumos necesarios para la producción, varían según la cantidad de producción.
Servicios relacionados	200	Estos son aquellos servicios que varían, igualmente de acuerdo a la producción, como fletes, traslados, etc.
Asesorías	1.000	Estos son servicios contratados para un determinado fin. Abogados, expertos en algún tema relacionado con la marcha de la empresa.
Outsourcing	1.500	Son servicios contratados por la empresa a otras empresas o profesionales que no laboran en la empresa y es temporal.
Otros gasto variables	50
Repuestos mantenimiento	200	Siempre es prudente dar mantenimiento a la maquinaria y equipos
Seguros
Otros gastos de operación	10

 

4. GASTOS DE ADMIN. Y VENTAS	1.040	En este renglón se refleja los gastos para administrar la empresa y los gastos que se harán para garantizar o apoyar las ventas de los productos o servicios de la empresa.
Remuneraciones	400	Pago de sueldos de gerentes, administradores, personal de apoyo.
Marketing	600	Inversión establecida para apoyar el Marketing diseñado
Contabilidad	20	Es el pago de los servicios contables exterior
Otros gastos de admin. y ventas	20

5. GASTOS FINANCIEROS		Son los pagos de cuotas de préstamos o financiamiento hecho a una institución financiera. En este ejemplo, los criterios son 1) Financiamiento de inversión inicial y capital de trabajo para tres meses. 2) Un interés anual de 3% 3) Periodo de gracia de tres meses, lo cual significa que se inician los pagos en el tercer mes de iniciada las actividades. 4) El financiamiento está pautado para tres años

6. Costo total

Al sumar todos los costos nos dará un total general para cada mes. El resultado del primer mes incluye la inversión inicial. En este tipo de presupuesto usted conocerá previamente las necesidades de dinero para cubrir los costos necesarios para mantener la empresa en funcionamiento.

5. INGRESOS	7.000	Este renglón refleja todos los ingresos obtenidos. Por ejemplo, los provenientes de ventas directas, asesorías, prestación de servicios, ventas extraordinarias, entre otros.
Ventas	7.000	Son los ingresos por venta planificada y de acuerdo a la producción, de productos y/o servicios.
Asesorías		Son ingresos por concepto de prestación de otros servicios no relacionados con la producción planificada y normal.

6. RESULTADOS ESPERADOS             

En esta sección podemos ver los resultados esperados para los gastos reflejados y las ventas realizadas. Sin embargo, también los podemos ver, mes a mes; cómo marcha la empresa; si hay disminución en las ventas o si hay alza en los costos. Así podemos tomar las decisiones que permitan solventar los problemas presentados.

Consideraciones al diseño del presupuesto

El presupuesto una vez ejecutado, no permite tener un Estado de Resultados y un Flujo de Caja. Son herramientas financieras y/o contables que nos permitirán conocer los indicadores clave financieros (KPI) del ejercicio de la empresa en determinado periodo. Así podemos saber la utilidad real obtenida, la rentabilidad, los índices de productividad y de eficiencia, entre otros.

Referencias bibliográficas

Smith, A (2020) A how-to guide or creating a business budget. Recuperado de: https://bench.co/blog/accounting/business-budget/

Thompson, J. (2018) Is labor fixed or variable cost? Recuperado de: https://bizfluent.com/info-7945141-labor-fixed-variable-cost.html

 

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